Offriamo consulenza e soluzioni per la corretta implementazione di sistemi
di gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma di legge.
Predilegiamo l'utilizzo di DMS (document managment system) open-source.
Gestione documentale
SysCon Srl offre ai suoi clienti servizi di consulenza nell'implementazione di sistemi di gestione documentale.
I documenti sono patrimonio centrale di ogni attività e la
possibilità di accedervi in modo rapido e controllato è un valore aggiunto da non sottovalutare. I vantaggi comprendono:
- maggiore velocità di accesso e possibità di ricerca a confronto dell'archiviazione cartacea;
- controllo fine dei permessi di accesso ai documenti da parte degli utenti;
- risparmi legati al costo dei materiali da stampa (stampanti, toner, carta, ...) e allo spazio di stoccaggio.
E' possibile gestire digitalmente tutti i documenti di interesse per l'azienda siano essi
appartenenti al ciclo attivo (documenti verso clienti o in generale in uscita) o al ciclo passivo (documenti da fornitori o in generale in entrata).
E' possibile integrare nel sistema di gestione documentale i documenti storici presenti negli
archivi cartacei ed importare direttamente (con opportune procedure di interfacciamento) i documenti
generati e/o archiviati dai software gestionali presenti in azienda.
Conservazione sostitutiva
Da Wikipedia: Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004)
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene "bloccato" nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.